Adatkezelési tájékoztató
Tisztelettel kérjük, hogy figyelmesen olvassa el ezt az adatkezelési tájékoztatót, melyben a cég tájékoztatja a honlapjára látogatókat, továbbá vásárlóit a személyes adatok és információk kezeléséről és védelméről, az érintett jogairól. Amennyiben Ön nem múlt el 18 éves, kérjük, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót törvényes képviselőjével együtt olvassa el.
Bármilyen kérdés, észrevétel esetén az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésére:
GALGA COOP Zrt.
Székhely: 2194 Tura, Rákóczi út 25.
Cégjegyzékszám: 13-10-040674
Adószám: 12594162-2-13
Képviseli: Tóth Lászlóné vezérigazgató
Telefonszám: 06-28-466-003
Email cím:
Adatvédelmi ügyekben kapcsolatfelvétel a fenti elérhetőségek valamelyikén történhet.
Kik vagyunk, akire rábízza személyes adatait, hogyan érhet el minket?
A GALGA COOP Vagyonhasznosító és Kereskedelmi Zártkörűen Működő Részvénytársaság (2194 Tura, Rákóczi út 25.) több évtizede, Magyarországon, főtevékenységeként kiskereskedelmi szolgáltatásokat nyújtó, Magyarországon bejegyzett, székhellyel, telephellyel és fiókteleppel rendelkező gazdasági társaság.
Kinek az adatai érintettek?
Az adatkezelési szabályzatunk és tájékoztatónk természetes személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésére terjed ki, azaz minden olyan esetre vonatkozik, amikor társaságunk olyan adat birtokába jut, amely természetes személlyel összeköthető, vele azonosítható adatra vonatkozik.
Milyen jogszabályok alapján történik az adatkezelés?
- AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (GDPR)
- Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. törvény
- A Bizottság 29. számú munkacsoportjának és az Adatvédelmi Hivatal (NAIH) állásfoglalásai
Milyen alapelvek szem előtt tartásával kezeljük adatait?
2. Társaságunk az adatokat a GDPR előírásai szerint az alábbi alapelvek betartásával kezeli:
- jogszerűség: az adatkezelésre a társaság rendeletben meghatározott jogalappal rendelkezik: az adatkezelésnek oka van
- tisztességesség: jogszabályokban foglaltak szerint és az érintett érdekeinek szem előtt tartásával történik az adatkezelés,
- átláthatóság: az adatkezelés minden folyamatában nyomon követhető,
- célhoz kötöttség: adatokat kizárólag az érintett tudomására hozott, előre meghatározott célnak megfelelően kezeli a társaság,
- adattakarékosság: adatokat csak annyiban és olyan ideig gyűjtünk, amely a jogalaphoz szükséges,
- pontosság: az adatokat valóságtartalmuknak megfelelően tartjuk nyilván, ennek érdekében biztosításra kerül a helyesbítés, korlátozás, törlés joga,
- korlátozott tárolhatóság: adatokat csak a jogalaphoz szükséges ideig őrzünk meg,
- integritás és bizalmas jelleg: biztosítjuk, hogy csak azok férjenek hozzá az adatokhoz, akiknek a szolgáltatás teljesítéséhez, a rögzített cél teljesítéséhez szükséges.
Milyen okból kezelik az adataim?
Ön hozzájárulását adta az adatkezeléshez, az alábbiak szerint:
Kapcsolatfelvétel a honlapon
A honlapon/közösségi oldalon keresztül a honlapra látogató használók (továbbiakban: Látogató) önkéntesen adhatnak meg azonosításra alkalmas személyes adatokat (név, email cím, telefonszám egyéb a Látogató által feltöltött vagy megadott adat). Az önkéntes adatmegadással a látogatók hozzájárulnak ahhoz, hogy a honlap kizárólagos jogosultja, üzemeltetője és fenntartója, azaz társaságunk a jelen tájékoztatóban foglaltak szerint kezelje a megadott adatokat. Kérjük továbbá, hogy csak olyan adatot közöljön velünk, amely szükséges az Önnel való kapcsolattartáshoz.
Törzsvásárló
Amennyiben Ön rendszeres vásárlónk és törzsvásárlóként jelentkezett a rendszerünkbe, úgy Ön a törzsvásárlói kártya igénylésével hozzájárult ahhoz, hogy adatait kezeljük. Amennyiben Ön már nem kíván törzsvásárlónk lenni, kérjük, hogy ezt postai, email úton jelentse be számunkra és a továbbiakban adatait töröljük, törzsvásárlóként nem fogjuk nyilvántartani. Törzsvásárlóként az Ön által megadott adatait: név, lakcím, telefon és/vagy email, születési dátum tartjuk nyilván, továbbá az Önhöz tartozó törzsvásárlói kártyaszámot.
Kamerás megfigyelés
Vagyonvédelmi okokból kénytelenek vagyunk boltjainkat kamerával felszerelni. A kamerákra minden bolt bejáratánál külön figyelmeztetünk. Kameráink képfelvételt rögzítenek, hangfelvétel nem történik. A felvételeket 3 napig őrizzük meg. A felvételt valamelyik boltban dolgozó munkatársunk figyeli, visszakeresés csak akkor történik, ha alapos gyanú merül fel vagyon elleni bűncselekményre, szabálysértésre.
Gyanú esetén a felvételt a szabálysértés, bűncselekmény kivizsgálására jogosult hatóságnak adjuk át, és azokat a jogerős ítéletig/határozatig őrizzük meg.
Amennyiben az érintett jogos érdekét bizonyítja, úgy a kamerás felvételről az érintett két tanúval ellátott írásbeli kérelmére másolatot adunk ki. Jogos érdek bizonyítása nélkül nem áll módunkban kamerás felvételt kiadni, mert azzal mások személyiségi jogát sértenénk.
Csomagátvizsgálás
Amennyiben alapos gyanú merül fel vagyon elleni szabálysértésre vagy bűncselekményére, úgy a vonatkozó állásfoglalások keretei között a vásárlót felszólíthatjuk arra, hogy csomagjába engedjen betekintést. Ezt az ellenőrzést két munkatársunk elkülönített helyiségben végzi, a többi vásárlótól elkülönítve. Amennyiben a gyanú beigazolódik az esetről jegyzőkönyv készül, amelyet szükség esetén hatóságnak továbbítunk. A jegyzőkönyvet a jogerős határozat végrehajtásáig őrizzük meg, amennyiben nem történik eljárás, úgy ezen jegyzőkönyveket egy évig őrizzük meg. Amennyiben a gyanú nem igazolódik be, az esetről csak akkor készül jegyzőkönyv, ha ezt a vásárló igényli. Megőrzésre előbbiek irányadóak.
Az így keletkezett iratokba csak azon munkavállalóink tekintenek bele, akiknek munkavégzésükhöz szükséges, az iratokat csak hatóságnak továbbítjuk. A jegyzőkönyvekről az érintett kérelmére másolati példányt biztosítunk.
Társaságunk az Önnel kötött szerződés vagy az Ön megrendelésének teljesítése, vagy ajánlatkérésére történő ajánlat adás miatt kezeli az adatait:
Ön szóban (telefonon), vagy írásban (emailen, internetes felületen keresztül) szolgáltatás teljesítésére szerződött velünk, megrendelést eszközölt, vagy árajánlatot kért tőlünk (továbbiakban együttesen: szerződés teljesítése). Ahhoz, hogy a szolgáltatást teljesíteni tudjuk, adatait nyilván kell tartanunk. Kezelt adatai: név, lakcím, elérhetőség (telefon, email), számlázási cím. Esetleges további adatok: munkahely adatai.
Társaságunk akkor is kezelheti adatait, ha jogos érdeket tud bizonyítani adatai kezelése vonatkozásában. Ilyen jogos érdek lehet, ha Ön dícsérettel vagy panasszal élt társaságunk irányában, és a bejelentés kapcsán személyes adatokat adott meg. Panasz, bejelentés, fogyasztói észrevétel esetén az ügy jogerős lezárásától számított 5 évig őrizzük meg azon adatokat, amely a panaszkezelés bizonyítására szolgálnak. Dicséret esetén az Ön által megadott személyes adatokat a Vásárlók könyve, vagy közösségi oldalunk, honlapunk őrzi meg fennállásunk alatt.
Hogyan kezeljük adatait?
Cégünk a rendelkezésére bocsátott személyes adatokat és információkat kizárólag a Látogató adatmegadással elérni kívánt céljával kapcsolatban kezeli, és csak a Látogató igényeinek teljesítése érdekében, a Látogatókkal való kommunikálásra használja. Az adatkezelés célja a Látogató által megjelölt információkérés teljesítése, a Látogatóval való kommunikáció, a Látogató megrendelésének teljesítése.
Az adatokat a GALGA COOP Zrt szerződései vagy jogszabály előírásai szerint gyűjti, feldolgozza, tárolja és megsemmisíti (törli).
A GALGA COOP Zrt. adatokat csak az alábbi esetekben továbbít:
- hatóságnak bevallás teljesítésével kapcsolatban, vagy
- vele adatfeldolgozási szerződést kötő, a szerződés teljesítésében közreműködő alvállalkozója részére, vagy
- ha az adattovábbítást az érintett kéri, vagy ahhoz előzetesen hozzájárult, vagy
- a COOP Hungary Zrt részére a törzsvásárlóknak a COOP franchise rendszerben történő kedvezmények érvényesítése érdekében,
- ha erre jogszabály kötelezi.
A GALGA COOP Zrt adatfeldolgozóiról elérhetőségeinken kaphat tájékoztatást. Adatfeldolgozóinkkal minden esetben adatfeldolgozási szerződést kötünk, amely szerződésben az adatfeldolgozók kötelezettséget vállalnak a jelen tájékoztató szerinti adatkezelésre.
A GALGA COOP Zrt. az érintett írásbeli kérésére törli (megsemmisíti) azon adatokat, amelyek megőrzésére jogszabály nem kötelezi, vagy amely adatok szerződéses kötelezettsége teljesítése vagy ennek bizonyítása érdekében már nem szükséges, vagy amely adat törlését az érintett kéri és adatkezelés kizárólag az Ön hozzájárulásán alapul.
Az elektronikus adatok olyan módon kerülnek törlésre, hogy visszaállításuk ne legyen lehetséges, a papíralapú adatok megsemmisítőben vagy erre jogosítvánnyal rendelkező megsemmisítéssel főtevékenysége szerint szakszerűen foglalkozó cég megbízásával kerül sor.
Az adatokat a GALGA COOP Zrt. elektronikus úton gyűjti és tárolja. A munkavállalókkal és szerződéssel kapcsolatos adatok papír alapon is rendelkezésre állnak.
A papír alapon kezelt személyes adatok a GALGA COOP Zrt székhelyén vagy telephelyén mappákba lefűzve kerülnek tárolásra. Mind a székhelyen, mind a telephelyen csak az arra jogosult munkavállalók kezelik az adatokat, más személy a mappákhoz nem fér és nem férhet hozzá (zárható szekrények és helyiségek).
A munkavállalók tájékoztatást kaptak arról, hogy papíralapon kezelt adatokhoz csak az arra jogosult férhet hozzá, annak hozzáférést köteles megakadályozni (kulcsra ügyelni, illetéktelen harmadik személyt nem lehet nyitott szekrénynél a helyiségben egyedül hagyni).
Az elektronikus úton nyilvántartott adatok az alábbi módon kerülnek tárolásra és védelemre:
Az elektronikus úton nyilvántartott adatok a GALGA COOP Zrt telephelyén található szervereken kerülnek tárolásra.
A GALGA COOP Zrt informatikai hálózatának külső védelméről, többszintű tűzfal-rendszer gondoskodik.
Az adatbázisokban tárolt adatok védelmét általában kétszintű hozzáférés-védelem biztosítja. Adatbázis-szinten közvetlenül az adatok csak a rendszergazda részére elérhetők, más személyek, csak az adatbázishoz kapcsolódó alkalmazáson keresztül érhetik el a tárolt adatokat. Ezek az alkalmazások elkülönülő saját felhasználó azonosítást használnak.
Az adatok törlését kérelemre az adatok kezelésével foglalkozó munkatárs végzi el, egyéb esetben folyamatosan, de legalább minden évben egy alkalommal a kezelésükre jogosult munkatársak által felülvizsgálatra kerülnek az adatok, és amennyiben megőrzésük már nem szükséges, úgy az törlésre kerül.
Mennyi ideig őrizzük meg adatait?
Amennyiben adatait az Ön hozzájárulása alapján kezeljük és más jogalap (pl. szerződés teljesítése) nem áll fenn, úgy adatait addig kezeljük, amíg Ön hozzájárulását vissza nem vonja, vagy az adatkezelésnek már nincsen célja és Ön adatai törléséhez hozzájárult.
Amennyiben adatait szerződés teljesítése okán kezeljük, úgy a szerződés teljesítéséig és a szerződés megszűnését követő 5 évig kezeljük, a számviteli beszámolónkat alátámasztó iratokat 8 évig őrizzük meg. Ezt követően az adatokat töröljük.
Amennyiben jogos érdek áll fenn adatai kezelése tekintetében, úgy adatait addig kezeljük, amíg a jogos érdeket bizonyítani tudjuk. A jogos érdek megszűnésétől számított 5.év végéig őrizzük meg adatait.
Milyen jogaim vannak a rám vonatkozó adatkezeléssel kapcsolatban?
- Tájékoztatáshoz való jog
Önnek jogában áll érthető tájékoztatást kapni arról, hogy milyen okból, milyen adatait, hogyan és mennyi ideig kezeli társaságunk. Ahhoz, hogy a tájékoztatást megadhassuk szükségünk van arra, hogy azonosítsuk, valóban az Ön részére adjuk ki a tájékoztatást, ezért kizárólag személyesen előre egyeztetett időpontban, vagy írásban kérheti a tájékoztatást. Írásbeli kérelem esetén a kérelemre két tanú szükséges, elektronikus úton előterjesztett kérelem esetén a saját – nálunk kezelt -email címről érkező kérelmeket fogadhatjuk el és teljesíthetjük. Amennyiben ez nem lehetséges, kérjük, hogy két tanúval ellátott írásbeli kérelmet terjesszen elő postai úton, amelyet mi postai úton teljesítünk.
A kérelemre történő tájékoztatást a kérelem beérkezésétől számított 15 napon belül teljesítjük, illetve erre választ adunk. Költséget nem számolunk fel. - Rendelkezés az adatokkal: helyesbítéshez, tiltakozáshoz való jog, korlátozáshoz és törléshez való jog, adathordozhatóság
Az érintett kérésére a GALGA COOP Zrt. haladéktalanul helyesbíti a pontatlan személyes adatokat, vagy az érintett kérése szerint kiegészíti azokat.
Az érintett bármikor tiltakozhat személyes adatainak közérdeken, közfeladat végrehajtásán vagy jogos érdeken alapuló kezelése ellen. Az adatkezelő az adatokat csak akkor kezelheti tovább, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
Az érintett kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az adatok pontossága vitatott, az adatkezelés jogellenes, de az érintett csak korlátozás és nem törlést kér, az adatkezelőnek az adatra már nincs jogalapja, de az érintett kéri a kezelést valamely joga érvényesítéséhez, illetve azon vizsgálat időtartama alatt, amíg az érintett tiltakozására eldöntésre kerül az adatkezelés jogszerűsége. A korlátozás feloldásáról az érintettet tájékoztatni kell.
Az érintett kérésére, hozzájárulásának visszavonása esetén, tiltakozására az adatkezelő haladéktalanul törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, kivéve, ha más jogalap fennállása miatt azok kezelése még szükséges, vagy közérdek indokolja az adatok kezelését, illetve azok kezelése jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez szükséges. Az adatokat akkor is törölni szükséges, ha azt jogellenesen kezelték, vagy jogszabály alapján kötelező a törlésük.
Az adatok helyesbítéséről, korlátozásáról, törléséről a GALGA COOP Zrt. – amennyiben nem bizonyul lehetetlennek, vagy nem igényel aránytalanul nagy erőfeszítést – az érintettet értesíti. - Jogorvoslati jog
Az érintett jogosult arra, hogy a jogszabály által erre a feladatra kijelölt hatóságnál panaszt tegyen. A hatóság hallgatása vagy döntése ellen az érintett bírósághoz fordulhat.
Az érintett jogosult arra, hogy személy adatainak jogellenes kezelése esetén bírósághoz forduljon.
Hozzáférhet-e illetéktelen személy adataimhoz?
Amennyiben adatai illetéktelen harmadik személyhez kerültek, vagy ennek veszélye fennáll, úgy adatvédelmi incidensről beszélünk.
A GALGA COOP Zrt-nél az elmúlt évtizedekben adatvédelmi incidens nem történt. Lehetséges kockázatként felmerülhet:
- adatokat tartalmazó eszközök (laptop, mobil) elvesztése, ellopása
- betörés
- szerver elleni támadás
- személyes adatok illetéktelen harmadik személy részére történő szándékos vagy gondatlan kiadása, hozzáférhetővé tétele.
- csak annak enged hozzáférést a személyes adathoz, akinek munkája ellátásához ez elengedhetetlenül szükséges, a hozzáférést felhasználónévvel és jelszóval biztosítja,
- szervereit, informatikai biztonsági rendszerét állandóan monitorizálja és az informatikai szolgáltatást nyújtó cégtől elvárható biztonsági fokot biztosítja, eszközparkját ennek megfelelően alakítja,
- munkáltatókat tájékoztatja a szükséges adatvédelmi intézkedésekről.
Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintett jogaira és szabadságaira nézve, a GALGA COOP Zrt. indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről az alábbi minimális tartalommal: incidens jellege, kapcsolattartó nevét és elérhetősége, az incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket, az incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket.
Jelen adatvédelmi szabályzat 2018. május 25. napján lép hatályba. A jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben a GDPR rendelet és felhatalmazása alapján kiadott magyar jogszabályok rendelkezései irányadóak.
Tura, 2018. május 25.
Tóth Lászlóné vezérigazgató
GALGA COOP Zrt